Uno de los puntos más importantes a la hora de organizar una videoconferencia online es establecer un protocolo para la reunión en tiempo real.

¿En qué consiste ese protocolo?

Objetivo de la reunión en línea

Si esta se trata de una reunión informal con familiares o amigos, es probable que no tengas la necesidad de instalar programas complejos para efectuar la videoconferencia. Sin embargo, eso podría cambiar si deseas emitir un vídeo o hacer una presentación digital.

En contraste, si deseas compartir la pantalla de tu computadora o si se trata de una reunión de negocios donde es habitual hacer presentaciones en tiempo real, entonces la situación cambia porque tendrás que considerar un programa apropiado para tal fin.

Asimismo, cuando coordines con tus invitados la fecha y hora de la reunión, te sugerimos que tomes un tiempo para establecer un protocolo para que todos puedan disfrutar de la misma.

También debes establecer los turnos en que cada persona hablará para que sea escuchada de la manera más clara. De esta manera evitarás la superposición de voces.

Una videoconferencia online no ha sido diseñada para que todas las personas hablen al mismo tiempo, si dejas que eso suceda, los participantes de la reunión tendrán una mala experiencia.

Algunas personas suelen acordar en forma previa y tienen como norma apagar sus propios micrófonos cuando alguien está hablando. Esta acción va bien cuando una persona hará exposición al resto, y no cuando todos desean participar al mismo tiempo.

Medio más apropiado para hacer la videoconferencia en línea

Medios hay muchos, y todos tienen una particularidad, cada uno de estos se adaptan a un tipo de reunión con mayor facilidad.

No es materia de esta publicación indicar cuál programa es el mejor para tu videoconferencia.

En el mercado puedes optar por WhatsApp o Messenger, pasando por Hangouts y Skype, hasta programas más sofísticados como Google Meet o Microsoft Teams. La elección de cualquiera de ellos dependerá del objetivo de la reunión.

Sugiere el dispositivo y gadgets a utilizar

Cada persona es libre de elegir el dispositivo que utilizará para unirse a la reunión, y eso dependerá de qué tan sofisticada sea la misma.

Y ten siempre presente que no todos los dispositivos son iguales.

Por ejemplo, hay teléfonos inteligentes de mejores prestaciones técnicas comparativas, y eso pasa también con las laptops o computadoras de escritorio.

Y la habilidad del usuario también entra en juego.

Respecto a ciertos gadgets a utilizar y para mayor privacidad sugiere siempre la utilización de audífonos tipo diadema con micrófono incorporado.

Aunque también es posible utilizar los parlantes y micrófono por defecto del dispositivo, la experiencia podría no ser la mejor. Más aún si tienes personas a tu alrededor.

En consecuencia, el nivel de volumen podría agravarse más cuando se trata de un dispositivo móvil y no usas audífonos.

Además, sugiere a los asistentes que elijan un lugar apropiado del ambiente con bajo o nulo nivel de ruido externo.

La velocidad de internet es clave

Puedes elegir el mejor dispositivo y tener las mejores herramientas para videoconferencia, y si la velocidad de internet es mala, la experiencia de los participantes no será la mejor.

Para solucionarlo, busca y coordina momentos de menor tráfico de internet o utiliza la red 4G o 4.5G de tu dispositivo móvil para conectar.

Si organizas una videoconferencia online, te sugerimos que asumas el papel de moderador

El moderador de la reunión establece la política de la misma en acuerdo previo con los asistentes.

Eso si, nunca debes dejar que todo el mundo hable al mismo tiempo dando pie a que la reunión se convierta en un mercado.

Algunos programas para videoconferencia en línea te dan la posibilidad de silenciar los micrófonos de los asistentes. Sin embargo, por motivos de seguridad, no podrás activarlos, en tal caso, el usuario que desee participar deberá activar su micrófono nuevamente en su consola.

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Coordina oportunamente la fecha y hora de la reunión

Este es otro punto importante y debes ser muy empático en coordinación con los asistentes.

Por todos es sabido que hay mejores momentos del día para unirse a una videoconferencia. Y claro está, eso dependerá de que tan urgente sea la misma.

Como organizador y moderador de la reunión debes mostrar respeto a todos los asistentes y conectar unos 15 minutos antes de la hora pactada para afinar todos los detalles técnicos.

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Conclusiones

Una videoconferencia no es un juego. Hacer que la misma sea productiva depende de los participantes y de las pautas que establezcan para la misma.

Por consiguiente, jamás permitas que la reunión en línea se convierta en un lugar donde todo el mundo habla a la vez. Eso no es reunión.

Además, utiliza programas de videoconferencia de los grandes de la tecnología como Messenger o WhatsApp de Facebook para reuniones de pocas personas y mayormente informales; Hangouts (reuniones informales) o Google Meet (profesional), ambos del gigante Google; Skype (reuniones informales) o Microsoft Teams (profesional) estos últimos de Microsoft. Todos ellos aseguran la conexión y evitan aparición de intrusos o posibles robo de datos de los dispositivos conectados.

En contraste, no utilices programas que se vuelven populares de un momento a otro, recuerda que lo barato siempre sale caro. Lo gratis no existe, siempre habrá algo oscuro detrás, los datos que almacena tu dispositivo podrían estar en juego.

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